Perjanjian Tertulis Travel dengan Jemaah: Poin yang Perlu Dicek Sebelum Bayar

Perjanjian tertulis antara biro perjalanan dan jemaah adalah dokumen yang menentukan siapa berjanji apa. Ketika keberangkatan tertunda, hotel berubah, atau jemaah membatalkan, isi perjanjian itulah yang menjadi salah satu rujukan utama, bukan sekadar brosur promosi atau percakapan di aplikasi pesan.

Ketentuan penyelenggaraan perjalanan ibadah umrah mewajibkan PPIU membuat perjanjian tertulis dengan jemaah. Dalam aturan terbaru, perjanjian tersebut memuat ketentuan layanan yang diberikan, antara lain bimbingan, kesehatan, transportasi, akomodasi, konsumsi, serta layanan lain yang disepakati antara PPIU dan jemaah.

Kewajiban itu bukan sekadar urusan administrasi. Bagi travel, perjanjian membantu memperjelas kewajiban dan batas tanggung jawab para pihak. Bagi jemaah, perjanjian menjadi dokumen untuk memeriksa kembali layanan yang telah disepakati sejak awal.

Kenapa kuitansi dan brosur tidak cukup?

Kuitansi terutama membuktikan adanya pembayaran, sedangkan perjanjian menjelaskan apa yang disepakati sebagai imbalan atas pembayaran tersebut. Brosur dapat membantu menggambarkan penawaran, tetapi rincian layanan yang telah disepakati sebaiknya dituangkan kembali dalam perjanjian tertulis.

• Kuitansi belum tentu memuat tanggal keberangkatan, rincian layanan, atau ketentuan pembatalan.
• Brosur dapat memiliki beberapa versi, sehingga rincian penawaran perlu dipastikan kembali dalam dokumen perjanjian.
• Percakapan di aplikasi pesan dapat menjadi bagian dari komunikasi antara travel dan jemaah, tetapi tidak sebaiknya menjadi satu-satunya tempat menyimpan kesepakatan penting.
• Tanpa dokumen induk yang jelas, para pihak dapat memiliki tafsir berbeda mengenai layanan yang sebenarnya disepakati.

Poin apa saja yang perlu ada di dalamnya?

Susunan berikut merupakan kerangka praktis yang dapat digunakan untuk memeriksa isi perjanjian. Rincian klausul tetap perlu disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dan, bila nilai transaksinya besar atau klausulnya kompleks, dapat ditinjau penasihat hukum.

1. Identitas kedua pihak: nama PPIU, informasi perizinan yang relevan, alamat, serta identitas jemaah.
2. Rincian paket: kota keberangkatan, jadwal penerbangan, maskapai atau kelas penerbangan, nama dan lokasi hotel, jumlah hari, serta jumlah orang dalam satu kamar. Rincian akomodasi juga perlu memperhatikan standar yang berlaku, termasuk ketentuan jarak dan kapasitas kamar.
3. Harga dan komponen biaya: harga paket, mata uang yang digunakan, serta daftar layanan yang termasuk dan tidak termasuk dalam paket.
4. Jadwal dan mekanisme pembayaran: besaran pembayaran, tahapan pembayaran jika dilakukan secara bertahap, tenggat pembayaran, serta ketentuan pembayaran yang berlaku. BPIU jemaah melalui PPIU disetorkan ke Rekening Penampungan PPIU pada BPS dan dapat dilakukan secara penuh atau bertahap.
5. Jadwal keberangkatan dan kepulangan: tanggal atau jadwal yang disepakati serta ketentuan mengenai perubahan jadwal. PPIU juga wajib memberikan kepastian pemberangkatan dan pemulangan sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Aturan pembatalan dan pengembalian dana: kondisi yang memungkinkan pembatalan, biaya yang dapat diperhitungkan, mekanisme pengajuan, serta tata cara dan waktu pengembalian dana. Untuk jemaah yang meninggal dunia atau mengundurkan diri sebelum keberangkatan, ketentuan mengenai pengembalian BPIU perlu mengikuti aturan yang berlaku.
7. Layanan kesehatan dan perlindungan: bentuk layanan kesehatan, perlindungan jemaah, serta cakupan dan ketentuan asuransi yang berlaku. Regulasi saat ini mencakup perlindungan hukum, keamanan, akomodasi, konsumsi, transportasi, jiwa, kecelakaan, dan kesehatan.
8. Bimbingan dan pendampingan ibadah: bentuk bimbingan manasik, edukasi persiapan perjalanan, serta pendampingan sebelum keberangkatan, selama perjalanan, dan ketika berada di Arab Saudi.
9. Mekanisme pengaduan: saluran yang dapat digunakan jemaah untuk menyampaikan keluhan serta mekanisme tindak lanjutnya.
10. Pengesahan perjanjian: tanda tangan para pihak dan tanggal perjanjian, serta pemberian salinan perjanjian kepada jemaah untuk disimpan.

Klausul pembatalan termasuk bagian yang kerap diperdebatkan, sehingga sebaiknya ditulis secara jelas mengenai kondisi pembatalan, biaya yang dapat dipotong, dan mekanisme pengembalian dana. Ketentuan tersebut juga perlu disesuaikan dengan aturan terbaru dan isi perjanjian yang disepakati para pihak. Pembahasannya lebih rinci ada di aturan pembatalan dan pengembalian dana jemaah.

Bagaimana menyusunnya agar adil bagi dua pihak?

Perjanjian yang hanya melindungi travel biasanya berumur pendek. Klausul yang membebaskan penyelenggara dari segala tanggung jawab juga berpotensi menimbulkan sengketa apabila tidak menjelaskan batas tanggung jawab secara wajar. Perjanjian yang berimbang membantu kedua pihak memahami hak dan kewajibannya sejak awal.

• Tulis dengan bahasa Indonesia yang mudah dipahami, dan jelaskan istilah teknis yang terpaksa dipakai.
• Cetak dengan ukuran huruf yang wajar, termasuk pada bagian pembatalan dan bagian pengecualian.
• Bacakan poin penting saat penandatanganan, jangan hanya menyodorkan dokumen untuk diparaf.
• Simpan salinan digitalnya dan pastikan jemaah membawa pulang satu salinan perjanjian.
• Tinjau ulang formatnya setiap kali ada perubahan regulasi atau perubahan signifikan pada paket layanan.

Catatan ASPHIRASI

Perjanjian tertulis sering ditaruh di urutan terakhir, dikerjakan setelah jemaah menyetor uang muka. Urutan itu perlu dibalik. Dokumen ini paling berguna justru ketika belum ada masalah, sebab di titik itu kedua pihak masih bisa membicarakan hal-hal yang berpotensi menimbulkan perbedaan di kemudian hari.

Bagi travel berskala kecil, perjanjian yang rapi juga dapat menjadi bagian dari profesionalitas layanan. Calon jemaah yang membandingkan beberapa penawaran dapat memeriksa dengan lebih jelas apa saja yang dijanjikan ketika rincian layanan, biaya, dan ketentuan pembatalan dituangkan secara tertulis.

ASPHIRASI mendorong anggotanya memakai kerangka perjanjian yang seragam, supaya jemaah lebih mudah membandingkan penawaran dan penyelesaian perselisihan tidak dimulai dari nol setiap kali. Dokumen yang jelas dapat membantu proses penyelesaian sengketa dan menjaga kepercayaan terhadap industri secara keseluruhan.

Catatan mengenai kemutakhiran data

Ketentuan mengenai perjanjian tertulis dan layanan PPIU dapat berubah mengikuti peraturan terbaru. Artikel ini perlu dibaca dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku, termasuk Peraturan Menteri Haji dan Umrah Nomor 4 Tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji Khusus dan Penyelenggaraan Perjalanan Ibadah Umrah serta Peraturan Menteri Haji dan Umrah Nomor 2 Tahun 2026 tentang Standar Kegiatan Usaha, Tata Cara Pelaksanaan Pengawasan, dan Sanksi Administratif.

Sebelum menggunakan atau mencetak format perjanjian baru, penyelenggara tetap perlu memeriksa perubahan regulasi dan ketentuan teknis terbaru dari Kementerian Haji dan Umrah.