Pernah umrah, sering bepergian, atau punya kemampuan menjual paket perjalanan belum otomatis membuat seseorang siap menjadi tour leader. Memimpin rombongan membutuhkan kemampuan mengatur orang, memahami operasional perjalanan, membaca risiko, dan mengambil keputusan ketika rencana berubah.
Persoalan tentang batas antara pengalaman bepergian dan kompetensi memimpin rombongan ini dibahas dalam podcast Media Asphirasi bersama Wildan Rivky, Founder Tourismlance, dan Chevy Ferdian, Co-Founder Tourismlance..
Percakapan tersebut juga membahas persoalan yang masih ditemui travel agent ketika mencari tenaga freelance, termasuk bagaimana pengalaman, kemampuan operasional, dan rekam jejak dapat dipertimbangkan sebelum seseorang diberi tanggung jawab membawa rombongan.
Dua pintu masuk, satu pekerjaan yang sama
Dalam percakapan tersebut, pengalaman masuk ke dunia tour leader digambarkan dapat berasal dari jalur yang berbeda.
Salah satu pengalaman yang dibahas bermula dari latar belakang teknik sipil dan pekerjaan proyek sebelum beralih ke industri perjalanan. Jalur masuknya berawal dari pekerjaan sales di travel dan kemudian berkembang menjadi tour leader. Pengalaman pertama membawa rombongan diawali dengan menjadi asisten dalam perjalanan ke Mesir, Palestina, dan Yordania.
Jalur lainnya lebih dekat dengan pendidikan dan pengalaman pariwisata. Pengalaman sebagai tour guide sejak masa kuliah kemudian berkembang ke pekerjaan sebagai tour leader, dengan perjalanan domestik hingga destinasi internasional di Asia Tenggara.
Perbedaan jalur tersebut menjadi bagian dari pembahasan mengenai satu persoalan yang sama: pengalaman mengunjungi sebuah tempat tidak otomatis berarti seseorang siap memimpin rombongan.
Kemampuan mengatur orang, memahami destinasi, berkomunikasi dengan peserta, dan tetap tenang ketika rencana perjalanan berubah merupakan bagian dari pekerjaan yang tidak selalu terlihat oleh peserta tur.
Pelajaran dari kursi belakang dan counter maskapai
Salah satu pengalaman awal yang diceritakan dalam podcast berkaitan dengan peran seorang asisten tour leader. Pada perjalanan pertama ke Palestina, posisi asisten sempat dianggap sebagai pekerjaan yang lebih pasif. Namun, pengalaman di lapangan menunjukkan sebaliknya.
Asisten perlu memahami posisi hotel, arah perjalanan, gang, dan berbagai detail yang mungkin ditanyakan peserta. Kesalahan kecil dalam memahami lokasi dapat langsung terlihat ketika peserta membutuhkan informasi.
Contoh lain datang dari keberangkatan tur Eropa Barat dengan rute masuk Paris dan keluar Milan. Rombongan yang sudah berkumpul di Bandara Soekarno-Hatta menghadapi perubahan situasi penerbangan akibat eskalasi konflik dan gangguan operasional.
Informasi mengenai penerbangan beredar dengan berbagai versi sebelum keputusan resmi keluar. Dalam situasi seperti itu, pekerjaan tour leader bukan hanya menyampaikan pengumuman terakhir kepada peserta.
Pembahasan dalam podcast menekankan pentingnya membaca kemungkinan force majeure sejak sebelum hari keberangkatan, menyampaikan risiko kepada peserta, dan menyiapkan mereka terhadap kemungkinan perubahan rencana.
Ketika pembatalan akhirnya diumumkan di hari keberangkatan, peserta setidaknya sudah mendapatkan gambaran mengenai risiko yang mungkin terjadi.
Dua jenis kesalahan pemula
Pembahasan mengenai tour leader pemula kemudian mengarah pada dua kondisi berbeda.
Kelompok pertama sudah mempelajari profesi tersebut melalui pendidikan pariwisata atau pelatihan. Mereka mungkin memahami persiapan dasar perjalanan, tetapi masih dapat melewatkan aturan spesifik di destinasi tertentu.
Salah satu contoh yang dibahas adalah ketentuan membawa power bank ke Tiongkok. Pengetahuan mengenai prosedur umum perjalanan tidak selalu cukup ketika setiap negara memiliki ketentuan operasional yang berbeda.
Kelompok lainnya adalah orang yang belum pernah menjadi tour leader tetapi mendapatkan kesempatan memimpin perjalanan karena memiliki pengalaman sebagai content creator, pernah mengikuti perjalanan umrah, atau memiliki pengalaman bepergian.
Masalahnya, pekerjaan tour leader memiliki banyak aktivitas yang tidak terlihat peserta. Meeting point, pengumuman di grup, dan pengarahan selama perjalanan hanya merupakan sebagian kecil dari pekerjaan.
Salah satu contoh dalam podcast menggambarkan rombongan yang sudah berkumpul di Bandara Soekarno-Hatta tetapi satu peserta tidak masuk dalam grup komunikasi. Setelah dilakukan pengecekan, peserta tersebut ternyata belum pernah dimasukkan ke grup oleh pihak yang menangani perjalanan.
Kasus tersebut memperlihatkan bahwa masalah perjalanan dapat muncul bukan karena peserta melakukan kesalahan, tetapi karena sistem persiapan tidak berjalan dengan baik.
Analogi yang digunakan dalam pembahasan cukup sederhana: pernah pergi ke Bandung atau Yogyakarta tidak otomatis membuat seseorang siap membawa puluhan orang ke destinasi tersebut.
Hal yang sama berlaku untuk umrah. Pernah menjalankan umrah sebelumnya belum tentu cukup sebagai modal tunggal untuk memimpin rombongan.
Bukan berapa hari dilatih, melainkan pengalaman sebelumnya
Ketika membahas kemungkinan melatih micro-influencer atau orang baru dalam waktu singkat, percakapan tersebut tidak menempatkan durasi pelatihan sebagai satu-satunya ukuran.
Tingkat kesulitan perjalanan, keberadaan tour guide atau handling di destinasi, jumlah peserta, serta karakter rute menjadi faktor yang ikut menentukan.
Perjalanan Eropa, Asia, dan umrah memiliki kebutuhan operasional yang berbeda. Karena itu, seseorang yang baru belajar menjadi tour leader tidak selalu dapat diperlakukan sama dengan orang yang sudah memiliki pengalaman organizing.
Pengalaman mengatur orang menjadi salah satu modal yang dibahas. Seseorang yang sudah terbiasa mengorganisasi orang lain mungkin hanya perlu memperkuat pengetahuan destinasi. Sebaliknya, orang yang belum memiliki pengalaman tersebut membutuhkan pengalaman lapangan sebelum memegang rombongan sendiri.
Salah satu bentuk proses yang dibahas adalah menjadi asisten terlebih dahulu sebelum mendapatkan tanggung jawab sebagai tour leader utama.
Agen terlaris belum tentu tour leader
Dalam konteks perjalanan haji dan umrah, podcast tersebut membahas praktik ketika agen dengan penjualan tinggi kemudian ikut diberangkatkan sebagai tour leader.
Pembahasannya mengarah pada persoalan pembagian peran. Kemampuan menjual paket perjalanan dan kemampuan memimpin rombongan merupakan dua kompetensi yang berbeda.
Jika perjalanan memiliki tim handling yang lengkap di Arab Saudi dan penerbangan berlangsung langsung, sebagian pekerjaan operasional dapat ditangani oleh tim di lapangan. Dalam kondisi seperti itu, agen dapat memiliki ruang lebih besar untuk menjalankan fungsi lain selama perjalanan.
Situasinya berubah ketika penerbangan transit, handling tidak tersedia, atau sebagian besar pekerjaan operasional harus dilakukan sendiri oleh rombongan dari bandara hingga hotel.
Dalam kondisi tersebut, tour leader dituntut mengelola koper, transportasi, makanan, komunikasi, hingga kebutuhan peserta secara langsung.
Pembahasan juga menyoroti situasi ketika agen hanya fokus pada peserta yang berhasil direkrutnya, sementara peserta lainnya dalam rombongan tidak mendapatkan perhatian yang sama.
Jalan tengah yang dibahas bukan semata-mata melarang agen ikut berangkat. Salah satu pendekatannya adalah memberikan pembekalan kepada agen mengenai cara memimpin rombongan dan tetap menempatkan tour leader profesional sebagai koordinator.
Untuk rombongan besar, misalnya beberapa bus, tour leader profesional dapat mengoordinasikan sejumlah agen yang ikut bersama peserta masing-masing.
Umrah dan tur mancanegara bukan satu tingkat kesulitan
Perbedaan kebutuhan operasional antara perjalanan umrah dan tur mancanegara juga menjadi bagian penting dari percakapan.
Dalam sejumlah perjalanan Eropa, Australia, dan Selandia Baru, tidak selalu tersedia tim handling yang menangani kebutuhan rombongan secara penuh. Setelah peserta melakukan check-in dan menyerahkan koper, sejumlah urusan perjalanan tetap menjadi tanggung jawab rombongan dan tour leader.
Tour leader dapat harus menghubungi restoran sebelum kedatangan, memastikan kamar hotel siap, mengatur transportasi, hingga menangani perubahan teknis selama perjalanan.
Situasinya berbeda dengan perjalanan umrah yang memiliki ekosistem handling lebih matang di banyak destinasi. Bagi tour leader baru, kondisi tersebut dapat membuat pekerjaan operasional terasa lebih ringan.
Namun, pembahasan dalam podcast menempatkan perbedaan tersebut sebagai persoalan pengalaman, bukan ukuran gengsi. Perjalanan tanpa tim pendukung justru dapat menuntut kemampuan operasional yang lebih banyak dari tour leader.
Dari rekomendasi mulut ke mulut ke dashboard
Podcast tersebut kemudian masuk ke persoalan lain di industri: cara travel agent mencari tenaga freelance.
Salah satu pola yang dibahas masih bersifat konvensional. Travel mencari orang melalui kenalan, meminta rekomendasi, atau memasang lowongan di media sosial. Ketika pekerjaan bersifat proyek, proses tersebut dapat menghasilkan banyak CV tanpa informasi yang cukup mengenai kemampuan kandidat di lapangan.
Dari persoalan tersebut, Tourismlance diperkenalkan sebagai platform yang mempertemukan job owner, terutama travel agent, dengan talent pariwisata.
Talent yang dibahas tidak hanya tour leader. Platform tersebut juga mencakup tour guide, mutawif, fotografer, videografer, dan freelancer pariwisata lainnya.
Dalam podcast, jumlah talent yang disebut telah terdaftar berada di kisaran 650–700 orang pada saat rekaman.
Ada dua alur utama yang dijelaskan. Talent dapat melengkapi profil dan kemudian dihubungi oleh travel. Alternatifnya, travel memasang lowongan dan talent mengajukan lamaran melalui platform.
Seleksi tetap berada di tangan job owner. Beberapa filter yang dibahas mencakup kemampuan memandu doa, fikih umrah, fikih safar, content creation, dan keanggotaan asosiasi.
Informasi mengenai fee, terms and conditions, dan lingkup pekerjaan juga dapat dicantumkan dalam lowongan. Pendekatan tersebut dimaksudkan untuk membuat informasi pekerjaan lebih jelas dibandingkan percakapan singkat melalui WhatsApp.
Profil talent dapat menampilkan destinasi yang dikuasai, spesialisasi, usia, serta tautan Instagram. Rekam visual juga dipandang sebagai bagian dari informasi yang dapat dilihat travel ketika menilai kandidat.
Setelah menemukan kandidat yang sesuai, komunikasi dapat dilanjutkan melalui WhatsApp dan negosiasi fee berlangsung di luar platform.
Proses verifikasi yang dibahas mencakup KYC atau Know Your Customer, dengan dokumen seperti KTP atau paspor untuk memastikan identitas Warga Negara Indonesia. Talent yang tinggal di luar negeri tetap dapat masuk ke dalam ekosistem tersebut.
Salah satu tujuan yang dibahas adalah memungkinkan travel merekrut talent yang sudah berada di destinasi tertentu sehingga tidak selalu perlu memberangkatkan kru dari Indonesia.
Kelas, asosiasi, dan batas sertifikat
Edukasi menjadi bagian lain dari model yang diperkenalkan Tourismlance.
Dalam percakapan tersebut, muncul pengalaman mengenai tour leader yang berasal dari fungsi lain dalam travel, termasuk fotografer yang kemudian diminta memimpin rombongan. Pengalaman tersebut digunakan untuk membahas kebutuhan terhadap pembekalan dasar sebelum seseorang menjalankan fungsi tour leader.
Platform tersebut juga memperkenalkan kelas, termasuk materi mengenai tour leader umrah. Riwayat kelas kemudian dapat masuk ke profil talent.
Pembahasan mengenai kemampuan memimpin umrah juga dikaitkan dengan pengalaman sebelumnya sebagai tour leader. Penguasaan destinasi dan kemampuan operasional menjadi modal yang dianggap berbeda dari sekadar pengalaman pernah menjalankan ibadah umrah.
Asosiasi profesi juga dibahas sebagai salah satu bentuk verifikasi. Indonesia Tour Leader Association (ITLA) dan Indonesia Tour Leader Muslim Association (ITMA) disebut dalam percakapan.
Kerja sama dengan asosiasi diarahkan agar status keanggotaan dapat diverifikasi oleh asosiasi, bukan hanya berdasarkan kartu atau dokumen yang diunggah sendiri oleh talent.
Salah satu persyaratan ITLA yang disebut dalam percakapan adalah pengalaman membawa grup ke minimal tiga negara. Persyaratan tersebut dibedakan dari sekadar pernah bepergian ke tiga negara sebagai wisatawan.
Platform tersebut juga membahas sistem ulasan dua arah. Travel dapat memberikan penilaian terhadap tour leader, sementara tour leader yang merasa mendapatkan penilaian tidak adil dapat mengajukan banding.
Pembahasan kemudian masuk ke sertifikasi Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP). Dalam penjelasan yang muncul di podcast, BNSP berfungsi dalam kerangka sertifikasi, sementara proses asesmen dilakukan oleh asesor kompetensi melalui Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP).
Sejumlah okupasi tour leader juga disebut, antara lain tour manager, assistant tour leader, tour director, tour leader domestik atau nasional, dan tour leader internasional.
Namun, sertifikasi tidak ditempatkan sebagai akhir dari proses pembentukan kompetensi. Percakapan tersebut menekankan bahwa sertifikat dapat menjadi alat pembuktian formal, tetapi kemampuan memimpin rombongan tetap membutuhkan pengalaman dan proses yang lebih panjang.
Praktik sertifikasi di daerah juga menjadi perhatian. Dalam contoh yang dibahas, terdapat event organizer yang mengundang LSP untuk melakukan sertifikasi dalam jumlah besar. Peserta yang mengikuti proses tersebut tidak selalu memiliki pengalaman operasional yang sama.
Persoalan yang kemudian muncul adalah jarak antara kepemilikan sertifikat dan penerapan kompetensi di lapangan. Sertifikat tidak otomatis berarti seseorang memiliki pengalaman yang cukup untuk menangani seluruh situasi perjalanan.
Yang mereka harapkan dari industri
Pembahasan mengenai lima tahun ke depan mengarah pada harapan terhadap industri perjalanan yang lebih sehat, sumber daya manusia yang dapat diandalkan travel agent, dan perjalanan yang memberikan pengalaman serta nilai bagi peserta, bukan sekadar dokumentasi untuk media sosial.
Tour leader juga dibahas sebagai profesi yang memiliki fungsi tersendiri. Pekerjaan tersebut tidak selalu dapat disamakan dengan tour guide karena tanggung jawabnya mencakup koordinasi rombongan dan operasional perjalanan.
Percakapan tersebut juga menghubungkan kualitas sumber daya manusia dengan kepercayaan peserta terhadap travel agent.
Paket perjalanan dengan harga murah tetapi bermasalah dapat membuat calon jamaah atau wisatawan semakin berhati-hati sebelum melunasi perjalanan. Dalam kondisi seperti itu, kualitas pelayanan menjadi bagian dari persoalan bisnis, bukan hanya persoalan teknis perjalanan.
Pada akhirnya, Tourismlance diperkenalkan sebagai wadah yang menggabungkan edukasi dan pertemuan antara travel agent dengan tenaga pariwisata. Dalam penutupan podcast, pendaftaran platform disebut tidak dikenakan biaya.
Sumber: Podcast Media Asphirasi
