Tour leader dan muthawif adalah dua peran yang berbeda dalam rombongan umrah. Tour leader mengoordinasikan perjalanan, mulai dari keberangkatan di Tanah Air hingga rombongan kembali. Muthawif membantu jemaah memahami dan menjalankan rangkaian ibadah serta mengikuti kegiatan ziarah selama di Tanah Suci.
Keduanya berinteraksi langsung dengan jemaah, tetapi pembagian tugas di lapangan tidak menghapus kewajiban penyelenggara perjalanan ibadah umrah (PPIU) untuk memenuhi layanan yang menjadi tanggung jawabnya.
Kerancuan antara dua peran ini dapat menjadi sumber keluhan. Jemaah mungkin menanyakan urusan hotel kepada muthawif atau berharap tour leader menjawab persoalan fikih yang memerlukan penjelasan lebih mendalam. Tanpa pembagian tugas dan jalur koordinasi yang jelas, persoalan pelayanan berisiko baru terlihat ketika rombongan sudah jauh dari kantor travel.
Apa Tugas Tour Leader?
Tour leader umumnya menjadi koordinator perjalanan rombongan dan penghubung antara jemaah, penyedia layanan di lapangan, serta kantor travel di Indonesia. Tugasnya dapat mencakup:
- Mengoordinasikan proses keberangkatan dan kedatangan di bandara, termasuk memastikan dokumen perjalanan yang diperlukan tersedia.
- Memantau pembagian kamar, jadwal makan, transportasi, dan jadwal perjalanan agar sesuai dengan paket yang disepakati.
- Mencatat dan meneruskan keluhan jemaah kepada kantor travel, serta mengoordinasikan penanganan kejadian penting, seperti jemaah sakit atau terpisah dari rombongan.
- Mengingatkan jemaah mengenai jadwal dan titik kumpul serta membantu menjaga koordinasi rombongan.
Rincian tugas tersebut perlu disesuaikan dengan surat tugas, perjanjian kerja, dan pembagian tanggung jawab yang ditetapkan oleh travel.
Apa Tugas Muthawif?
Muthawif umumnya berperan sebagai pemandu ibadah di lapangan. Ia membantu jemaah memahami tata cara ibadah, memberikan penjelasan selama kegiatan ziarah, dan menjawab pertanyaan manasik sesuai kompetensinya.
Untuk menjalankan peran tersebut, muthawif perlu memiliki pemahaman yang memadai tentang manasik, mengenal lokasi kegiatan di Makkah dan Madinah, serta mampu berkomunikasi dengan bahasa yang dipahami jemaah.
Namun, istilah muthawif tidak boleh otomatis disamakan dengan pembimbing ibadah yang memenuhi persyaratan regulasi Indonesia. Keduanya bisa saja dijalankan oleh orang yang sama, tetapi penyelenggara harus memastikan bahwa kewajiban penyediaan pembimbing ibadah tetap terpenuhi.
Ketentuan mengenai pembimbing ibadah perlu diperhatikan secara khusus. PMHU Nomor 2 Tahun 2026 mencantumkan kewajiban menyediakan sekurang-kurangnya satu pembimbing ibadah untuk setiap 45 jemaah umrah. Karena itu, keberadaan muthawif lokal tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa seluruh kewajiban PPIU terkait pembimbing ibadah telah terpenuhi.
Ketentuan lebih lanjut dapat dibaca dalam ulasan kewajiban pembimbing ibadah bersertifikat bagi travel.
Batas Tanggung Jawab yang Perlu Disepakati
Agar tidak ada tugas yang terabaikan, travel sebaiknya menempuh beberapa langkah sebelum rombongan berangkat:
- Tetapkan pembagian tugas secara tertulis. Cantumkan tanggung jawab tour leader dan muthawif dalam surat tugas atau perjanjian kerja, termasuk batas kewenangan masing-masing.
- Tentukan jalur penanganan keadaan darurat. Pastikan ada penanggung jawab yang dapat mengambil keputusan dan mengoordinasikan tindakan ketika jemaah sakit, kehilangan paspor, atau mengalami perubahan jadwal penerbangan.
- Jelaskan kontak layanan kepada jemaah. Saat manasik, sampaikan siapa yang dihubungi untuk urusan perjalanan dan siapa yang membantu persoalan ibadah.
- Sediakan jalur komunikasi antarpihak. Tour leader, muthawif, dan penanggung jawab di kantor travel perlu memiliki saluran komunikasi yang dapat digunakan selama perjalanan.
- Evaluasi pelayanan setelah kepulangan. Tinjau keluhan jemaah, respons petugas, dan persoalan koordinasi untuk memperbaiki penyelenggaraan perjalanan berikutnya.
Langkah-langkah tersebut merupakan rekomendasi operasional untuk memperjelas tanggung jawab, bukan daftar kewajiban hukum yang secara khusus ditetapkan untuk jabatan tour leader dan muthawif.
Tanggung Jawab PPIU Tetap Harus Dipenuhi
Menggunakan muthawif atau penyedia layanan dari pihak ketiga di Arab Saudi tidak dengan sendirinya menghapus kewajiban PPIU terhadap jemaah. PPIU tetap harus memenuhi ketentuan penyelenggaraan dan pelayanan sesuai regulasi serta perjanjian dengan jemaah.
Jika terjadi masalah dalam bimbingan ibadah atau pendampingan, penanganannya perlu dilihat berdasarkan jenis layanan yang dijanjikan, pihak yang bertanggung jawab, dan fakta kejadian. Karena itu, tidak tepat menyimpulkan bahwa setiap kesalahan muthawif otomatis menjadi tanggung jawab hukum travel dalam segala keadaan. Namun, travel juga tidak dapat menganggap kewajibannya selesai hanya karena layanan tersebut diserahkan kepada mitra.
Pemilihan mitra muthawif perlu dilakukan secara cermat, disertai kejelasan kompetensi, ruang lingkup pekerjaan, dan mekanisme pengaduan. Prinsip yang sama berlaku ketika travel memilih hotel, maskapai, dan penyedia transportasi.
Catatan ASPHIRASI
ASPHIRASI memandang tour leader dan muthawif sebagai bagian penting dari pelayanan travel kepada jemaah. Brosur dan harga dapat mendorong jemaah mendaftar, tetapi pengalaman bersama pendamping di lapangan ikut menentukan penilaian jemaah terhadap mutu layanan.
Travel perlu menghindari penghematan biaya pendamping yang berisiko mengurangi kualitas pelayanan. Tour leader yang kewalahan menangani rombongan besar atau muthawif yang dipilih tanpa pemeriksaan kompetensi dapat memperbesar risiko keluhan dan menyulitkan penanganan masalah.
Bagi jemaah, ASPHIRASI menyarankan agar pertanyaan mengenai pendamping diajukan sebelum mendaftar. Tanyakan siapa yang mendampingi rombongan, apa tugasnya, bagaimana bimbingan ibadah diberikan, serta kepada siapa keluhan harus disampaikan.
Travel yang menyiapkan layanan secara tertib semestinya dapat menjelaskan pembagian tugas tersebut dengan terang dan konsisten dengan paket yang ditawarkan.
Catatan mengenai kemutakhiran regulasi
Ketentuan penyelenggaraan umrah, standar kegiatan usaha PPIU, serta persyaratan pembimbing ibadah perlu diperiksa berdasarkan regulasi yang berlaku pada saat perjalanan diselenggarakan. PPIU dan jemaah dapat merujuk pada peraturan resmi Kementerian Haji dan Umrah serta JDIH untuk memastikan ketentuan terbaru.
Artikel ini membedakan kewajiban penyelenggara yang diatur dalam regulasi dari pembagian tugas tour leader dan muthawif yang dapat bervariasi menurut pengaturan operasional masing-masing travel.
