Penyelenggara perjalanan ibadah umrah atau PPIU wajib melaporkan penyelenggaraan umrahnya kepada pemerintah, termasuk keberangkatan dan kepulangan jemaah. Kewajiban ini merupakan bagian dari tanggung jawab PPIU sebagai penyelenggara berizin. Artinya, pekerjaan travel tidak berhenti ketika jemaah sudah berangkat, tetapi juga mencakup pemenuhan kewajiban penyelenggaraan hingga jemaah kembali ke Tanah Air.
Laporan tersebut menjadi bagian dari pencatatan dan pengawasan pemerintah terhadap penyelenggaraan umrah. Bagi travel, pelaporan yang tertib merupakan bagian dari kepatuhan terhadap ketentuan penyelenggaraan. Bagi jemaah, pencatatan tersebut menjadi bagian dari administrasi perjalanan yang diselenggarakan oleh PPIU.
Apa Saja yang Wajib Dilaporkan PPIU?
Rincian data dan tenggat pelaporan mengikuti ketentuan teknis serta sistem informasi yang ditetapkan pemerintah. Dalam penyelenggaraan umrah, PPIU antara lain memiliki kewajiban menyampaikan data dan dokumen terkait:
- Jemaah yang akan diberangkatkan.
- Rencana perjalanan umrah.
- Tiket penerbangan pergi dan pulang.
- Data visa jemaah.
- Pelaksanaan dan kepulangan jemaah sesuai ketentuan.
Pelaporan umumnya dilakukan lewat sistem elektronik yang disediakan pemerintah. Gambaran sistem tersebut pernah kami bahas dalam Siskopatuh dan fungsinya sebagai sistem pengawasan umrah yang bisa dibaca sebagai pelengkap.
Pelaporan Berjalan dari Sebelum Berangkat hingga Pulang
Pelaporan PPIU tidak hanya berkaitan dengan keberangkatan. Sebelum jemaah berangkat, PPIU perlu memenuhi sejumlah kewajiban administratif dan menyampaikan data yang dipersyaratkan melalui sistem pemerintah.
Pada tahap keberangkatan, data jemaah dan dokumen perjalanan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. PPIU juga memiliki kewajiban terkait pelaksanaan perjalanan dan kepulangan jemaah.
Setelah jemaah kembali ke Indonesia, PPIU tetap memiliki kewajiban pelaporan. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2025 mengatur bahwa PPIU menyampaikan laporan kepada Menteri paling lambat 10 hari setelah jemaah kembali ke Indonesia.
Karena itu, pelaporan sebaiknya diperlakukan sebagai bagian dari rangkaian penyelenggaraan, bukan pekerjaan administratif yang baru diperiksa setelah seluruh musim umrah selesai.
Laporan Kepulangan Bukan Sekadar Formalitas
Kepulangan menjadi bagian penting dalam tanggung jawab PPIU karena penyelenggara tidak hanya berkewajiban memberangkatkan jemaah, tetapi juga memastikan jemaah kembali sesuai ketentuan yang berlaku.
PPIU juga memiliki kewajiban melakukan pemulangan jemaah sesuai masa berlaku visa umrah. Ketika terdapat jemaah yang belum kembali bersama rombongan, kondisi tersebut perlu ditangani sesuai prosedur penyelenggaraan dan ketentuan yang berlaku.
Dengan demikian, laporan setelah kepulangan bukan sekadar catatan tambahan. Pelaporan merupakan bagian dari kewajiban PPIU yang memungkinkan pemerintah memperoleh gambaran mengenai pelaksanaan perjalanan umrah.
Apa Risikonya Bila Travel Lalai Melapor?
Kelalaian memenuhi kewajiban penyelenggaraan, termasuk kewajiban yang berkaitan dengan pelaporan, dapat menjadi bagian dari pelanggaran yang dikenai sanksi administratif sesuai tingkat dan jenis pelanggarannya.
Dalam kerangka pengawasan terbaru, sanksi administratif dapat berupa:
- Peringatan tertulis.
- Denda administratif.
- Penghentian sementara kegiatan.
- Pembekuan perizinan berusaha.
- Pencabutan perizinan dalam kondisi yang diatur oleh ketentuan.
Karena itu, pelaporan sebaiknya tidak dipandang hanya sebagai pekerjaan administrasi. Data yang tidak lengkap atau tidak sesuai dapat menjadi persoalan kepatuhan ketika penyelenggaraan dievaluasi oleh pemerintah.
Catatan ASPHIRASI
Bagi PPIU, pelaporan dapat ditempatkan sebagai bagian dari manajemen penyelenggaraan, bukan sekadar pekerjaan administratif. Penanggung jawab yang jelas di internal perusahaan dapat membantu memastikan data dan dokumen perjalanan diperbarui sesuai tahapan penyelenggaraan.
Hal ini menjadi semakin relevan bagi travel yang memiliki beberapa cabang atau memberangkatkan banyak rombongan dalam waktu berdekatan. Pembagian tanggung jawab yang jelas dapat mengurangi risiko keterlambatan atau ketidaksesuaian data pelaporan.
Bagi jemaah, memahami bahwa PPIU memiliki kewajiban pelaporan juga dapat membantu mereka menilai bagaimana travel menjalankan aspek administrasi penyelenggaraan. Namun, pelaporan hanyalah salah satu bagian dari kepatuhan PPIU dan tidak dengan sendirinya menjadi ukuran tunggal kualitas layanan sebuah travel.
Catatan mengenai Kemutakhiran Data
Ketentuan mengenai data, tenggat, sistem informasi, dan mekanisme pelaporan dapat diperbarui oleh pemerintah. PPIU perlu mengacu pada peraturan dan petunjuk teknis terbaru dari kementerian yang membidangi penyelenggaraan haji dan umrah sebelum menetapkan prosedur internal.
